Datenschutz

DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Version: 2026-02-HK03 | Status: 16.02.2026

Information der Betroffenen gemäß Artikel 13 und 14 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der EU-KI-Verordnung (AI Act).

1. Allgemeine Angaben

Angaben zur verantwortlichen Stelle

  • Gesetzliche Vertreter: Horwood-Köhler GmbH
  • Legal Representatives: Agnes Horwood-Köhler, Richard Horwood-Köhler
  • Adresse: Schopenhauerstraße 2, 85579 Neubiberg
  • Handelsregister: HRB 236813, Amtsgericht München
  • Kontakt: kontakt@horwood-koehler.de | Tel: +49 (0) 89/20928356

Datenschutzbeauftragte: Agnes Horwood-Köhler | E-Mail: kontakt@horwood-koehler.de

2. Hosting und Sicherheit auf dieser Webseite

Externes Hosting: Unsere Webseite wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten (z. B. IP-Adressen, Metadaten), die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Der Einsatz erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung: Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bewerbungen oder Anfragen, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an dem „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

 

3. Datenverarbeitung und Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Im Rahmen unserer Recruiting-Services setzen wir moderne, KI-gestützte Technologien ein (z. B. CV-Parsing, Matching-Algorithmen), um Bewerbungsprozesse effizienter zu gestalten.

  • Art der Nutzung: Automatisierte Analyse von Qualifikationen und Abgleich mit Anforderungsprofilen.
  • Transparenz (EU AI Act): Wir nutzen KI-Systeme ausschließlich als Entscheidungsunterstützung für unsere Recruiter.
  • NKeine automatisierte Einzelfallentscheidung: Gemäß Art. 22 DSGVO findet keine rein automatisierte Entscheidung statt. Jede finale Auswahlentscheidung wird durch eine:n qualifizierte:n Mitarbeiter der Horwood-Köhler GmbH getroffen (Human-in-the-loop).
  • Recht auf Erläuterung: Gemäß den Anforderungen der EU-KI-Verordnung haben Sie das Recht, eine Erläuterung über die Rolle des KI-Systems im Auswahlverfahren sowie über die wesentlichen Parameter zu erhalten, die zu einer bestimmten Empfehlung oder Vorselektion geführt haben.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie unser berechtigtes Interesse an effizienten Prozessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Spezifische Angaben zum Bewerbungsverfahren

  • Betroffene Daten: Stammdaten, Qualifikationen, Zeugnisse und Kommunikationsdaten.
  • Verarbeitungszweck: Vermittlung von Fach- und Führungskräften (Recruiting Services).
  • Dauer der Datenspeicherung:
    • Laufendes Verfahren: Bis zum Abschluss der Besetzung.
    • Nach Absage: Speicherung für 6 Monate (AGG-Frist).
    • Talent Pool: Mit Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre Daten für 24 Monate.
  • Empfänger: Potenzielle Arbeitgeber (Mandanten) nach vorheriger Rücksprache mit Ihnen.

5. Analyse-Tools, Cookies und Social Media

Besonderheit bei Drittplattformen (z. B. LinkedIn, XING):

Soweit technische Limitierungen der Plattformbetreiber eine endgültige Löschung von Nachrichtenverläufen verhindern, betrachtet die Horwood-Köhler GmbH diese Datensätze als „an der Quelle archiviert“. Die interne Richtlinie des Unternehmens sieht vor, Anhänge (wie Lebensläufe) aus diesen Verläufen nach Ablauf der einjährigen Aufbewahrungsfrist weder zu verarbeiten noch herunterzuladen oder in interne Systeme zu überführen.

Cookie-Einwilligung (Consent Management): Wir nutzen ein Consent-Management-Tool (Cookie-Banner), um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies einzuholen. Cookies werden nur nach Ihrer aktiven Zustimmung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), es sei denn, sie sind technisch für den Betrieb der WordPress-Seite zwingend erforderlich.

Google Analytics 4 (GA4) & Google Ads: Wir nutzen GA4 und Google Ads zur Analyse und Erfolgsmessung. Die IP-Anonymisierung ist standardmäßig aktiviert. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Basis des EU-U.S. Data Privacy Frameworks.

Social Media (LinkedIn & XING): Wir nutzen lediglich statische Verlinkungen zu unseren Profilen. Erst beim Anklicken verlassen Sie unsere Webseite; es findet vorher keine Datenübertragung an die Plattformbetreiber statt.

6. Verarbeitung von Kunden-, Lieferanten- und Beschäftigtendaten

  • Zweck: Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung und gesetzliche Meldepflichten.
  • Dauer der Speicherung: Die Dauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und beträgt für Kunden- und Vertragsdaten in der Regel 8 Jahre (in Anlehnung an HGB/AO und betriebsinterne Revisionszyklen).
  • Drittlandtransfer: Absicherung durch EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber der Horwood-Köhler GmbH folgende Rechte:

  1. Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  2. Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  3. Löschung / Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO)
  4. Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  5. Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  6. Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte sowie für das Recht auf Erläuterung bei KI-Einsatz wenden Sie sich bitte an: kontakt@horwood-koehler.de. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht zu . competent supervisory authority (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht).

Dokumenten-ID: HK-DSGVO-2026-02-16-V4

Gültig ab: 16.02.2026

Diese Datenschutzerklärung ist Eigentum der Horwood-Köhler GmbH.